Laatste update 18/12/2018

Belangrijkste informatie:

VOC vindt privacy belangrijk. Wij verbinden ons ertoe uw persoonlijke gegevens te verwerken en beschermen met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en conform de privacywetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming of GDPR). Weet alvast dat we nooit zomaar uw gegevens doorgeven of verkopen. We verwerken enkel uw gegevens om:

  • de werking van het verkeersopleidingscentrum Brugge (VOC) te verzekeren
  • voor de administratieve, financiële en/of fiscaaltechnische afhandeling van een opleiding
  • om de verwerking van een door jouw aangevraagde dienst of verzoek te behandelen – zoals bijvoorbeeld een inschrijving voor het vormingsmoment/nascholing, vraag tot verzetten van de rijles of examenmoment, …
  • of om u (verder) te informeren, u uit te nodigen en u op de hoogte te houden (enkel indien u zelf aangaf dat u dit wilt, door bv zich in te schrijven op de nieuwsbrief via onze site).

Overzicht privacy policy

Wat kan u lezen in deze privacy policy? We lichten nader toe:

  • welke persoonlijke gegevens wij verwerken
  • waar wij deze gegevens opvragen, verzamelen
  • waarvoor wij de gegevens gebruiken
  • hoe wij gegevens verwerken en beveiligen
  • wat uw rechten zijn als klant/betrokkene bij VOC
  • hoe u contact opneemt met VOC voor vragen en inzage tot uw gegevens

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die u met ons deelde en in functie waarvoor ze dienen. Dit kan zijn om u te informeren, voor administratieve, financiële en/of fiscaaltechnische afhandeling of verwerking van een door u aangevraagde dienst of verzoek. We verwerken enkel de gegevens voor de tijd dat we ze functioneel nodig hebben (gedurende de lessen en opleiding).

Deze gegevens kunnen wij u vragen:

  1. Uw voor- en achternaam: zodat we elkaar bij naam kunnen aanspreken
  2. Uw identiteitskaartnummer en rijksregisternummer: om echt zeker te zijn dat we de juiste persoon inschrijven en dit kunnen bevestigen bij de officiële instanties
  3. In geval van bedrijven, de facturatiegegevens zoals: naam van de firma, adres, btw nummer, contactpersoon en contactgegevens
  4. De gegevens belangrijk en in verband met het (te behalen) rijbewijs: uw adres, geboortedatum en plaats, datum theorie examen, datum (voorlopig) rijbewijs, …
  5. Indien u het rijbewijs wenst te behalen met eigen begeleiders, hun naam, contactgegevens en de datum dat ze hun rijbewijs behaalden. Op die manier kan worden nagegaan of de gewenste persoon in aanmerking komt om te begeleiden en om het attest voor de begeleider op te stellen na afronden van het vormingsmoment.
  6. Uw telefoonnummer of e-mail: om u – indien u daar zelf toestemming voor geeft – te bellen en mailen i.v.m. uw opleiding, de opvolging en/of u verder te informeren
  7. Soms vragen we ook meer gegevens, dit om bijvoorbeeld om de administratieve opvolging te verzekeren, zoals het opzoeken van eerder gevolgde opleidingen

Wij verzamelen en verwerken gegevens van klanten, betrokkenen, kandidaat-medewerkers, kandidaat-instructeurs en geïnteresseerden.

Via welke wijze verzamelen/verwerken wij persoonsgegevens?

VOC verzamelt enkel persoonlijke gegevens die u zelf met ons hebt gedeeld, dit rechtstreeks via een inschrijving in het kantoor te Brugge, een inschrijving online via de website, een inschrijving via de applicatie of het portaal, contact per mail, social media of telefonisch.

Inschrijving in het kantoor te Brugge:

U kan tijdens de kantooruren steeds terecht bij VOC in de Noordzandstraat 17 te Brugge. U kan er informatie verkrijgen of zich inschrijven voor de rijlessen of opleidingen. Ter plaatse vult u ons het inschrijvingsformulier in. We lichten toe hoe we te werk gaan en geven u ook een overeenkomst mee, die u ons terugbezorgt voor de aanvang van de lessen. In deze overeenkomst vind u de voornaamste afspraken terug, alsook een vermelding van uw recht op privacy en hoe u dat kan uitoefenen.

Inschrijvingsformulieren (website, applicatie/portaal)

We vragen enkel de gegevens die we nodig hebben voor de verwerking van de inschrijving voor de nascholing of het vormingsmoment voor begeleiders.

Aanwezigheidslijst

Schrijft u zich in of schrijft u uw werknemers in voor een rijles, nascholing of vorming? Voor de theorie- of praktijkles start, vragen wij steeds om te tekenen op de aanwezigheidslijst. Op deze manier kunnen wij uw identiteit aantonen en uw aanwezigheid tijdens de lessen (voor overheidsdoeleinden). Dit verloopt allemaal officieel omdat onze rijlessen en opleidingen zijn erkend door de Vlaamse overheid.

Nieuwsbrief

Via de website kan u zich ook inschrijven voor de nieuwsbrief. De nieuwsbrief ontvangt u maximaal 1 keer per maand. U kunt zich op ieder moment weer uitschrijven.

Mailverkeer:

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt in functie van onze mailconversatie. We verwerken uw e-mail gegevens niet op een andere manier, tenzij u hier zelf toestemming voor gaf. U kan per mail:

  • informatie aanvragen
  • inschrijven rijschool en nascholing
  • samenwerkingsaanvragen
  • bedanking, feedback en klachtafhandeling
  • opvolging klanten en opleidingen
  • administratieve afhandeling

Sociale media:

We zullen nooit persoonsgegevens vanuit sociale mediaplatformen, geautomatiseerd of anders, binnentrekken in onze systemen. Contacteert u ons via social media, dan maken wij hier notie van en beantwoorden uw vraag. We zullen ook voorstellen verdere afhandeling per mail te doen, aangezien dit optimaler kan behandeld worden. Weet dat de informatie en gegevens die u via deze social media deelt met ons, onder de beveiliging en de verantwoordelijkheid vallen van dat specifieke platform (bv Facebook).

Telefonisch:

Wij maken notities tijdens het beantwoorden van telefoontjes. Zo kunnen wij correcte afhandeling en opvolging verzekeren. We schrijven enkel op wat u met ons deelt en laten u steeds weten hoe we verder te werk kunnen/zullen gaan.

Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens of bedrijfsgegevens?

Gegevens die we van u hebben ontvangen, gebruiken we uitsluitend voor de doeleinden waarvoor die gegevens bedoeld zijn. VOC streeft een algemeen en gerechtvaardigd belang na, namelijk het opleiden van jongeren en volwassenen op tot vaardige, veilige en respectvolle bestuurders.

Optioneel en op eigen initiatief kan u aangeven dat u betrokken wenst te blijven, door zich in te schrijven op de nieuwsbrief. Enkel indien u specifiek hiertoe toestemming gaf ontvangt u dus deze nieuwsbrief. U kan zich op elk moment ook uitschrijven via de link onderaan de nieuwsbrief.

Hoe lang houden we uw gegevens bij?

We houden de gegevens bij zolang het nodig is om de door u aangevraagde dienst correct af te handelen. Bijvoorbeeld zolang de rijlessen duren of zolang u betrokken wenst te blijven bij de nascholing en vorming. Voor sommige gegevens is het verplicht dat we deze langer bijhouden, dit om aan wettelijke en fiscale verplichting te voldoen. Ook de enquêtes, die u vrijblijvend kunt invullen, houden we langer bij om onze werking te evalueren en eventueel bij te sturen. Ons modern databasesysteem zorgt in deze gevallen ervoor dat de gegevens worden geanonimiseerd.

Welke voorzorgen nemen wij om uw gegevens te beveiligen?

Onze computers en servers zijn voorzien van complete en up-to-date beveiliging (unieke paswoorden die regelmatig worden aangepast, anti-virus software, beveiliging tegen phishing & ransomware, firewall bescherming, VPN, etc). We maken oa. gebruik van het Office 365 pakket en versleutelen de data van en naar onze website en database via SSL, zodat niemand onbedoeld of onbevoegd kan meekijken. Op regelmatige tijdstippen testen we de beveiligingsmaatregelen en stellen deze en het beleid bij indien nodig.

Datalek of inbreuk

Wij monitoren en controleren al onze systemen. Indien we een onregelmatigheid vaststellen, nemen we meteen de nodige voorzorgen. De database en/of website wordt offline gehaald, zodat elke verdere toegang wordt vermeden. We controleren de logbestanden en gaan na wat er is gebeurd. Stellen we vast dat er toegang is verkregen tot persoonlijke gegevens, lichten we meteen de betrokkenen in. We doen al het wettelijk en ethisch nodige om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen.

Wat met gebeurt er met uw gegevens?

We zullen nooit je gegevens doorgeven of verkopen aan andere partijen. Wel hebben we enkele partners met wie we samenwerken en met wie we data uitwisselen. Dit zijn bijvoorbeeld onze boekhouder, het databasesysteem, de website-hosting en het projectmanagement platform. We kiezen onze partners zorgvuldig en allen zijn ook onderhevig aan de GDPR-wetgeving. We maken steeds duidelijke afspraken over welke gegevens worden gedeeld en hoe die moeten verwerkt worden. Daarom stellen we met elk van deze partijen een verwerkersovereenkomst op. We zorgen ervoor dat uw gegevens uitsluitend worden gedeeld in functie van een verantwoorde samenwerking.

Gegevens die we delen met de overheid

Wijzigingen aan deze privacy policy

Deze privacy policy is het laatst geüpdatet op de datum die bovenaan dit document is terug te vinden. Het is mogelijk dat de privacy policy nog updates ondergaat in de toekomst. Indien er belangrijke wijzigingen optreden, die invloed hebben op jouw privacy, word u hiervan op de hoogte gesteld.

Heb je een vraag, opmerking of klacht?

Indien u meer informatie wenst of een vraag wilt stellen, kan u ons contacteren per mail gericht aan privacy@vocbrugge.be of via 050 31 58 66. Heb je een verzoek tot inzage, overdracht, aanpassing of tot verwijdering van uw gegevens, dan contacteer je hiervoor CEO Liesbeth Willemyns, verwerkingsverantwoordelijke GDPR voor VOC. Dit doe je ook via privacy@vocbrugge.be.

Het is ook steeds mogelijk beroep te doen op de diensten van de nationale toezichthouder, die de toepassing en naleving van de GDPR-wetgeving bewaakt. In België is dat de gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).